Fullmakt för köpta tjänster gör det smidigare att förmedla patientuppgifter
Fullmakt för köpta tjänster är en funktion hos Kanta-tjänsternas Patientdataarkiv. Via funktionen kan anordnare och producenter av köpta tjänster vid behov förmedla nödvändiga patientuppgifter snabbt och säkert.
Under de senaste tio åren har det hela tiden blivit vanligare med köpta tjänster och servicesedlar inom hälso- och sjukvården. Den aktör som anordnar en tjänst har inte alltid resurser eller möjlighet att genomföra vården själv, och kan då köpa tjänsten från en utomstående tjänsteproducent.
Ett vanligt problem i samband med köpta tjänster är överföringen av patientuppgifter mellan anordnaren och producenten av den köpta tjänsten. De journalhandlingar som uppkommer inom den köpta tjänsten hör till patientregistret hos den som ansvarar för att anordna tjänsten. Dit hör alla journaluppgifter om patienten, undersökningsresultat, utlåtanden och andra motsvarande handlingar som producenten ska leverera till anordnarens register. Köptjänstproducenten måste också få nödvändiga patientuppgifter av anordnaren för att kunna genomföra vården.
Fullmakt för köpta tjänster kan användas patientspecifikt, alltså när en tjänst som en specifik patient behöver köps från en utomstående producent.
”Patientuppgifter har skickats bland annat via post, krypterad e-post eller telefon. Det är inte bara besvärligt utan också dyrt att skicka uppgifter från en plats till en annan och arkivera dem. I och med de elektroniska patientdatasystemen har alla hälso- och sjukvårdsaktörer i dag beredskap att dokumentera uppgifter elektroniskt, och via Kanta-tjänsternas gemensamma Patientdataarkiv kan patientuppgifter förmedlas på ett säkert sätt”, säger projektchef Tarja Räty på Institutet för hälsa och välfärd.
Patientdataarkivets nya funktion Fullmakt för köpta tjänster ger möjlighet att begära och förmedla patientuppgifter elektroniskt i köptjänstprocesserna. Köptjänstproducenten ges fullmakt till tjänsteanordnarens journalhandlingar med blanketten FKÖPTJ (OSVA), som anordnaren lagrar i Patientdataarkivet. Samtidigt får producenten rätt att lagra de uppkomna handlingarna direkt i anordnarens register.
”Hittills har rutinerna i köptjänstsituationer varit mycket varierande. Nu kan man undvika dubbla arbetsprocesser och datasäkerhetsrisker, och överföringen av uppgifter från producenten till anordnaren automatiseras. Att använda fullmakt för köpta tjänster är ett stort steg i riktning mot smidig överföring av patientuppgifter mellan olika vårdkedjor och aktörer”, säger Taru Saastamoinen, utvecklingschef för digitala tjänster på Mehiläinen.
När används fullmakt för köpta tjänster?
Fullmakt för köpta tjänster kan användas patientspecifikt, alltså när en tjänst som en specifik patient behöver köps från en utomstående producent. Fullmakt för köpta tjänster kan också användas på befolkningsnivå: patienterna som får vård specificeras då inte på förhand, utan fullmakten gäller exempelvis hela befolkningen i en viss kommun.
Fullmakt för köpta tjänster började första gången utnyttjas från och med början av april, när en avgiftsfri distansmottagning öppnades för alla kommuninvånare i Torneå, Kemi och Keminmaa. Distansmottagningen är öppen dygnet runt och produceras av Mehiläinen.
”Det är fråga om en chattjänst där invånarna får råd och bedömning av en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården samt vid behov hänvisas till vård”, berättar Taru Saastamoinen.
Vad krävs för att ta i bruk fullmakten för köpta tjänster?
Anordnaren och producenten av köpta tjänster ska båda vara användare av Patientdataarkivet. Deras informationssystem ska också ha den egenskap som krävs för fullmakt för köpta tjänster. Innan funktionen tas i bruk måste informationssystemen utföra ett ibruktagningsprov enligt FPA:s anvisningar.
”De första ibruktagningsproven har redan utförts och de flesta patientdatasystemen är nästan i mål. Vi tror att några ibruktaganden sker före sommaren och sedan en större våg i höst”, säger Tarja Räty.
Räty påminner också om att det behövs tillräckligt mycket tid för att förbereda ibruktagandet av funktionen. ”Både på anordnar- och producentsidan är det bra att tänka på hur fullmakten för köpta tjänster förändrar verksamhetssätten. För att funktionen ska kunna tas i bruk senast i höst borde förberedelserna redan vara i gång. Patientdatasystemens nya egenskaper kräver alltid förvånansvärt mycket tekniskt arbete.”
Också Mehiläinens distansmottagning krävde finslipning på båda parternas sida vid såväl förberedelserna som ibruktagandet. Inom Länsi-Pohja hade man samarbetat redan tidigare, vilket underlättade de nödvändiga utredningarna i samband med ibruktagandet. Torneå, Kemi och Keminmaa samt Länsi-Pohja sjukvårdsdistrikts informationsförvaltning deltog aktivt vid ibruktagandet av fullmakten för köpta tjänster. Utöver de nationella specifikationerna ville man också ha med andra element i systemet för att läkarna ska slippa onödigt extra arbete.
”Det finns också andra processer som har anknytning till vårdkedjorna, till exempel fakturering och rapportering. Vid ibruktagandet måste man också ha tänkt igenom de här perspektiven för att helheten ska bli smidigare”, säger Taru Saastamoinen.